Dokumentų el. sistema

INTEGRRA 

Tai universalus bei modernus įrankis skirtas valdyti organizacijos dokumentus ir užduotis. Sistema yra paremta debesų kompiuterijos technologija. Naudojantis INTEGRRA sumažinsime popieriaus ir spausdinimo išlaidas, pasirašinėsime dokumentus el. parašu, greitai ir patogiai ieškosime dokumentų, gausime priminimus el. paštu, siųsime dokumentus susipažinimui ir pan.

Užduotys – U registras

Sistemoje užduotis kuria administracija (padalinių vadovai arba direktorius). El. paštu gausite pranešimą, kad Jums sukurta užduotis, o prisijungę prie sistemos sužinosite, kas ir kokią užduotį Jums skyrė bei matysite terminą iki kada ją reikia atlikti. 

Veiksmų eiga, gavus užduotį Parengti dokumento projektą

pradedant vykdyti užduotį, būtina spausti mygtuką Pradėti vykdyti ⇨ Kurti dokumentą ⇨     Patvirtinti  ⇨   jei reikia, redaguoti dokumento antraštę ir tada Prisegti failą (prisegti parengtą dokumento projektą) ⇨ Sukurti dokumentą ⇨ Perduoti vizuoti (kuruojančiam pavaduotojui) ⇨ kai dokumentą vizuos pavaduotojas, Perduoti pasirašyti direktoriui ⇨ laukti, kol gausite kvietimą Susipažinti su registruotu dokumentu  ⇨  Pažymėti įvykdyta nurodant užduoties atlikimo datą ir užregistruoto  dokumento Nr. 

Veiksmų eiga, gavus Žodinio pobūdžio užduotį

pradedant vykdyti užduotį, būtina spausti mygtuką Pradėti vykdyti. Užduotis gali būti pvz.: pasikalbėti su mokinio tėvais ar surengti susitikimą. Atlikus pavestą užduotį, reikia prisijungti prie sistemos ir, paspaudus eilutę Pažymėti įvykdyta, parašyti kas ir kada atlikta.

Darbuotojai naudojasi šiais registrais

SP – darbuotojų prašymai (pvz., dėl dalyvavimo mokymuose,  dėl atostogų (kasmetinių/nemokamų), dėl papildomos lengvatos (mamadienio/tėvadienio);

PP – prašymai priimti į darbą, atleisti iš darbo, norint keisti NPD taikymą/netaikymą, skirti materialinę paramą;

DPV – prašymai ugdymo organizavimo, t. y., veiklų su mokiniais, klausimais, pvz., lydėti mokinius į olimpiadą, organizuoti renginį mokykloje, organizuoti išvyką ir pan.;

Dalykų planai  – kiekvieno mokytojo ilgalaikiai (teminiai) mokomųjų dalykų planai.

Šablonai dokumentų el. sistemoje

Norėdami palengvinti sau darbą, sistemoje galite susikurti ir išsisaugoti dažniausiai naudojamų dokumentų šablonus.  

Sistemoje yra galimybė naudotis jau sukurtais įvairių registrų šablonais (pvz., dėl sveikatinimosi dienų, atostogų, dėl išvykos, dėl olimpiados ir pan.) pasirinkus atitinkamą prašymo šabloną. Būtina susikurti šablono kopiją, o toliau įrašyti reikiamą pavadinimą, reikiamas datas, mokytojų pavardes ir t. t.

Rašant atostogų prašymus būtina nurodyti už kuriuos darbo metus prašote atostogų, t. y, jei darbą pradėjote 2025-03-01, tai jūsų darbo metai yra nuo 2025-03-01 iki 2025-02-28/29.

SVARBU!

Registruojant prašymą sistemoje būtina jį perduoti vizuoti savo padalinio vadovui (direktoriaus pavaduotojui). Neperdavus dokumento vizavimui, jis grąžinamas darbuotojui su pastaba, ką reikia pataisyti. Gavus el. laišką, kad dokumentas vizuotas, Jums būtina pasirašyti. Dažniausiai pasirašinėjama paprastu parašu. Tik pasirašius dokumentą, jis bus užregistruotas ir, jei reikia, bus parengtas įsakymas. Pagal mokyklos vidaus susitarimą, išvykų su mokiniais įsakymai rengiami tik tuo atveju, jei išvyka vyks už Vilniaus miesto ribų. 

Siunčiant dokumentą kitai įstaigai naudojamas el. parašas.

El. parašas

Sistemoje automatiškai nustatytas mokyklos vadovo parašas, tačiau jei prašymą teikiate Jūs, pasirašantis asmuo negali būti direktorius, nes jis yra prašymo gavėjas. Todėl nepamirškite pakeisti direktoriaus pavardės į savo pavardę, t. y., pasirašančio asmens pavardę. Google dokumentų sistemoje galima pasirašyti el. parašu visus dokumentus. Dokumentus galima pasirašyti ir kitais el. parašais.

Kiti registrai

S - siunčiamų dokumentų registras (pvz., dėl informacijos pateikimo konkrečiai įstaigai);

G - gautų dokumentų registras; dokumentus registruoja raštinės darbuotojos ir perduoda susipažinti tikslinei grupei (pvz., dėl kvietimo dalyvauti konferencijoje):

MT- mokinių bei mokinių tėvų prašymų registras;

P- direktoriaus įsakymų personalo klausimais registras;

V- direktoriaus įsakymų veiklos klausimais registras;

M- direktoriaus įsakymų mokinių klausimais registras;

AK- direktoriaus įsakymų atostogų bei kvalifikacijos kėlimo klausimais registras; 

PT- progimnazijos tarybos posėdžių protokolų registras;

A- mokytojų, vadovų, pagalbos specialistų atestacijos dokumentų registras; 

VGK- vaiko gerovės komisijos veiklos dokumentų registras;

Darbo bylos, turto perdavimo,  dalykų planai ir kiti registrai.